Cuánto cuesta un CRM en Colombia de verdad

La pregunta «¿cuánto cuesta un CRM?» tiene dos respuestas: la de la lista de precios y la de la factura a los doce meses. La primera se ve en una landing; la segunda incluye usuarios, implementación, complementos y el tiempo de tu equipo. Aquí separamos las dos para que compares con el número completo y no con el anzuelo.

Los cuatro renglones que casi nadie suma

• Licencia. Casi siempre por usuario y por mes: es la parte visible. Los CRM internacionales publican en dólares y cobran por asiento, así que el precio en pesos depende de la tasa del día y del plan.
• Implementación. Cargar el catálogo, los clientes y las etapas del embudo. Se cobra aparte o se hace con tu tiempo.
• Complementos. Cotizaciones, firma, analítica, integraciones: cada una suele ser otro producto, con su propia suscripción.
• Tiempo del equipo. El costo que no aparece en la factura: migrar, aprender y mantener.

El ejemplo que importa: tres vendedores

Un CRM de US$15 por usuario y por mes con tres personas son US$45 al mes, más IVA y el costo de cambiar dólares. En un año son unos US$540 sin implementación ni complementos. Si el plan sube a US$25 por usuario, son US$900 al año. Son precios de lista públicos a la fecha de publicación: pueden cambiar, y conviene leerlos en el sitio del proveedor antes de decidir.

Con cuatro o cinco personas la cuenta crece en línea recta aunque el uso no crezca: la factura sube porque entró alguien al equipo, no porque la empresa venda más.

Por qué el precio por usuario engaña en una PyME

En una PyME el que vende también atiende, cotiza y cobra, y muchas veces comparte el usuario con el contador o con el socio. Cobrar por persona castiga justo lo que la empresa necesita: que más gente vea la información y responda. Un modelo por negocio —un plan con cupo de créditos— cobra por lo que la empresa usa, no por cuántas personas entran.

Qué preguntar antes de firmar

• ¿El precio es por usuario o por negocio?
• ¿Qué incluye y qué se paga aparte? (catálogo, cotizaciones, checkout, agente)
• ¿La implementación está incluida? ¿Cuánto tarda?
• ¿Qué pasa si me voy? ¿Puedo llevarme el catálogo y la base?
• ¿El cobro es mensual o por término? ¿Hay permanencia?

El costo total a doce meses

La forma más honesta de comparar es poner las dos propuestas en la misma línea de tiempo. Suma doce meses de licencia, la implementación, los complementos que de verdad vas a usar y una estimación de las horas de tu equipo en la migración. Si el número te asusta, divide entre doce: casi siempre el problema no es el mensual, es el arranque.

Ese ejercicio también revela lo que no se ve: un CRM barato que exige un consultor para cada cambio sale más caro que uno que el dueño puede ajustar. Y un CRM caro que nadie usa es el gasto más caro de todos.

Cuándo un CRM por usuario sí tiene sentido

Si el equipo es grande, cada persona usa el CRM todos los días y las funciones avanzadas se aprovechan, el modelo por asiento puede ser razonable: pagas por quien trabaja dentro de la herramienta. El problema aparece en la PyME donde el CRM lo usan tres personas de diez y la factura crece con cada ingreso nuevo.

Cómo comparar dos propuestas sin equivocarse

• Pide el costo a doce meses, no el mensual.
• Pregunta qué se paga aparte y pide el precio de eso también.
• Calcula las horas de migración a tu propia tarifa.
• Verifica si el precio está en pesos o en dólares, y a qué tasa.
• Pregunta qué pasa al año siguiente: renovación, ajuste por inflación o cambio de plan.

Dónde entra Merez

Merez cobra en pesos y no cobra por usuario: el plan cubre al equipo, incluye la plataforma y los módulos que trae, y lo que no viene se enciende con créditos. Los precios están publicados y se consultan en vivo en Precios; no hay que pedir cotización para saber cuánto cuesta. El dominio y el buzón van aparte, y el montaje del sitio lo puede hacer Inflinds como servicio separado.

Si vienes de un CRM por usuario, la comparación honesta está en Merez vs CRM por usuario. Y si quieres hacer la cuenta con tus propios números, la calculadora de ahorro compara el año completo.

El CRM más barato no es el de la lista más baja: es el que no te obliga a sumar tres herramientas ni a pagar por cada persona que entra.